Cómo democratizar el ‘dashboarding’ y unir a tu equipo en torno a los objetivos de la empresa.
La persona propietaria de la empresa suele ser a menudo la responsable del mantenimiento cotidiano de los cuadros de mando o dashboards de la organización.
La ventaja de ello es que existe alguien en la compañía que realmente se preocupa y que cree en cómo el uso de cuadros de mando puede contribuir a la eficacia del trabajo en equipo.
Pero, a medida que la empresa va creciendo y se van incorporando nuevos departamentos, no es sostenible para una única persona gestionar todos los cuadros de mando. También es mucho más positivo para los equipos sentirse responsables de sus progresos si crean y gestionan sus propios cuadros de mando.
Entonces, ¿cómo compartir la responsabilidad y delegar esta tarea?
Los dashboards o cuadros de mando no son más que un software, una herramienta que puede ayudar a alcanzar unos objetivos. No hace falta ser un gurú de las nuevas tecnologías para gestionarlos.
Cuando se delega la gestión del cuadro de mando a otros, se está delegando también la responsabilidad de establecer objetivos. Es crucial que estos objetivos se alineen con los objetivos de la empresa desde un punto de vista global. La participación en el proceso de fijación de metas, por ejemplo, utilizando objetivos y resultados clave, puede ser una excelente manera de lograrlo.
El propósito de los cuadros de mando es crear unidad y centrarse en los objetivos de la empresa. Si se dice a un grupo de diferentes equipos que creen sus cuadros de mando, existe el riesgo de que las métricas se decidan de forma aislada en silos, lo que conduce a una pérdida de alineación y confusión respecto a los objetivos principales del negocio.
Es fácil evitar esto comunicando repetidamente los objetivos comunes de la empresa y luego participando cuando se planifiquen los cuadros de mando. Si al segundo nivel de empleados que gestionan los dashboards se les recuerda regularmente dónde está el foco de la empresa, se garantiza que sus métricas estén directamente relacionadas con la compañía.
Llegar al ‘qué’ antes que al ‘cómo’
Entender cómo usar una nueva herramienta de escritorio puede parecer desalentador para algunos. Es mejor invertir tiempo en saber qué hacer con los datos obtenidos que en averiguar cómo obtenerlos. Para ello, lo más aconsejable es crear un cuadro de mando personalizado que incluya las métricas o datos que deseamos obtener, los widgets, las aplicaciones y las funcionalidades necesarias para cada empresa. Facilitar la tarea al usuario es esencial.
Experimentar, compartir y dar feedback
La creación del cuadro de mando es un proceso. Es importante experimentar, averiguar las métricas y los datos que importan, jugar con ellos y ver cómo se presentan en el tablero, ordenarlo, desordenarlo y, finalmente, encontrar el enfoque adecuado.
Después de probar algunas versiones diferentes, el dashboard estará listo para compartirlo con otros miembros del equipo, que deben aportar también sus comentarios y feedback.
Dado que los cuadros de mando cambian constantemente a medida que el negocio evoluciona, es muy importante revisarlos regularmente para asegurarse de que todavía están alineados con los objetivos globales de la dirección de la compañía.
En resumen, para gestionar de forma adecuada el cuadro de mando de una organización, es necesario:
- Involucrar a los equipos en el establecimiento de sus propios objetivos y metas con relación al cuadro de mando para crear un sentimiento de pertenencia y cohesión.
- Recordar constantemente a los diferentes equipos los principales objetivos de la compañía para asegurar la alineación con los de cada departamento.
- Dejar que el “aprendiz” del cuadro de mando se concentre exclusivamente en las métricas que desea mostrar mientras recibe ayuda con los aspectos más técnicos a la hora de configurar el panel de control.
- Recordar que el dashboarding es un proceso y que es necesario invertir tiempo en experimentar.
